makalah Memo

BAB I

Memhamai Memo, Surat Edaran, Disposisi, dan Pengumuman

1.      pengertian

Pernahkah kamu membaca memo, disposisi, pengumuman, ataupun surat edaran? Semuanya termasuk kedalam jenis surat dinas. Memo dan disposisi adalah perintah kerja tertulis, sedangkan pengumuman dan surat edaran merupakan informasi tertulis. Semuanya bersifat resmi/baku. Oleh karena itu, sebagai calom pekerja, kamu harus memahami pengertian dan melatih diri cara membuatnya.

a.      Memo

Memo/memorandum merupakan pesan singkat yang digunakan secara intern dalam sebuah kantor atau organisasi untuk keperluan menyampaikkan berita yang pendek dan sederhana. Biasanya, memo berisi pesan/perintah yang mencakup:

1.      Meminta atau memberi informasi/pesan;

2.      Memberi petunjuk;

3.      Meningatkan kembali sesuatu yang telah diberitahukan sebenlumnya;

4.      Meminta suatu bantuan; dan

5.      Intruksi kekpada bawahan.

Memo terdiri atas bagian-bagian yang berperan sesuai fungsinya, yaitu:

1.      Kepala Memo

2.      Isi memo

3.      Kaki Memo

Memo dapat digunakan untuk komunikasi yang bersifat vertikal, yaitu atasan kepada bawahan atu sebaliknya (bersifat Hosizontal) dan boleh pula secagara diagonal, seperti komunikasi antarpejabat.

Format Memo bervariasi, ada yang menggunakan kop surat ada pula yang tidak. Berikut contoh kerangka memo.

Memo

Dari     : Kepala BPM Provinsi Jateng

Untuk   : Kabid . .

Untuk persiapan rapat dengar pendapat dengan DPRD Provinsi Jateng bulan depan disiapkan laporan:

a.      Kondisi/perkembangan investasi di Jateng th. 2006 dan 2007

b.      Perumbuhan ekonomi Jateng th. 2006 dan 2007

Data-data tersebut harus sudah diserahkan selambat-lambatnya 1 Februari 2008.

     

Semarang, Januari 2008

Paraf (nama orang)

b.      Surat Edaran

 Surat edaran merupakansurat yang diedarkan agar isinuya dapat diketahui orang banyak. Namu, tidak semua surat yang diedarkan adalah surat edaran.

           

Macam-macam surat edaran:

1. Surat edaran perintah,adalah surat pemberitahuan kepada seluruh rakyat indonesia yang bersifat nasional

Contoh: 
• Edaran tentang perayaan hari besar nasional

• edaran tentang sensus penduduk

• edaran tentang pemilu

2.surat edaran dari instansipemerintah:

di gunakan untuk pemberitahuan dan penjelasan tentang pelaksanaan peraturan di lingkungan instansi tersebut. Misalnya Departemen Pendidikan Nasional membuat edaran tentang:

• petunjuk kenaikan kelas

• petunjuk ujian nasional •penetapan waktu ujian •penentuan pelaksanaan ujian •penilaian ujian serta kelulusan ujian.

3.Surat edaran dari perusahaanTerdiri dari:

• surat edaran khusus adalah surat pemberitahuan sesuatu yang di tujukan untuk satu lingkungan tertentu.

• surat edaran umum adalah surat edaran untuk memperkenalkan jasa perusahaan dan hasil produk dari perusahaan ke seluruh lapisan masyarakat.

Merencanakan isi surat edaran

1.      Kepala surat

2.      Isi surat edaran/batang tubuh dirumuskan dalam bentuk uraian

3.      Kaki surat/bagian akhir

Contoh surat edaran

PEMERINTAH KABUPATEN SIJUNJUNG

DINAS PENDIDIKAN

SMP NEGERI 1 SIJUNJUNG

JL.Diponeogoro (0754) 321042 LK.7 Jorong Kp.Baru Kec.Sijunjung

Nomor             :400/    /smp n 1 sjj /2011

Lampiran         :-

Perihal             :edaran perpisahan

Kepada Yth

Orang Tua /Wali Murid

………………………

Di

            Tempat

Dengan hormat,

Berdasarkan hasil pertemuaan Orang Tua / Wali Murid kelas 9 dan pihak SMP Negeri 1
Sijunjung serta di hadiri oleh pengurus komite SMP Negeri 1 Sijunjung pada:

                        Hari/tanggal                :Kamis, 3 Maret 2011

                        Tempat                        :SMP NEGERI 1 Sijunjung

                        Acara                           : 1. Sosialisasi UN/US tahun pelajaran 2011/2011

                                                              2. Rapat Perpisahan Siswa-Siswi Kelas 9

Maka disepakati akan diselenggarakan acara perpisahan bagi siswa-siswi kelas 9 SMP Negeri 1 Sijunjung serta dihadiri oleh pengurus komite SMP Negeri 1 Sijunjung tahun pelajaran 2010/2011, untuk mendukung kegiatan tersebut kami mengharapkan uang kontribusi dari orang tua/ walu murid dengan perincian sebagai berikut :

                        1. Kelas 9        :Rp. 75.000

                        2. Kelas 8        :Rp.50.000

                        3. Kelas 7        :Rp.40.000

Demikianlah surat edaran ini kami sampaikan , atas perhatian dan kerjasamanya kami ucapkan terima kasih.

Komite SMP N 1 Sijunjung                                                                ketuapelaksana 

     (                              )                                                                       (                 )

                                                                                                            NIP:

Mengetahui

Kepalasekolah

(                                     )

                                                      NIP:

c.       Disposisi

 Disposisi adalah pendapat seoerang pejabat mengenai urusan yang termuat dalam surat dinas yang langsung dituliskan paa surat yang bersangkutan atau lembar khusus (KBBI, 2001: 270)

Contoh Surat Disposisi

SURAT PENUGASAN

No.0106/ST-Cabang/IA/VII/2013

Diberikan tugas kepada :

       Nama                             : Jhon Hermando dan Team

       Devisi                             : Audit

       Untuk                             : Melakukan Pemeriksaan Cabang

       Cabang                           : Samarinda

       Tanggal Tugas                 : 01 Agustus 2013

       Tanggal Selesai               : 15 Agustus 2013 (Apabila diperlukan dapat dapat diperpanjang tanggal tersebut)

Penugasan ini sangat rahasia dan bertujuan dan bertujuan untuk mengumpas kasus-kasus yang selama ini belum terungkap.Untuk selanjutnya dapat menjalankan tugasnya dan bertanggungjawab dengan atasannya.Apabila tugas belum selesai, maka kepada saudara diwajibkan membuat laporan tertulis yang diserahkan kepada atasannya.

Demikian surat tugas ini dibuat, untuk dilaksanakan dengan penuh tanggung jawab.

Jakarta, 01 Agustus 2013

Yang Memberi Tugas Hendra Sukamto Supervisor Audit

Yang Menerima Tugas Jhon Hermando & Team Internal Audit

d.      Pengumuman

Pengumuman merupakan pemberitahuan mengenai sesuatu yang ditunjukan kepada sasaran yang bersifat umum dan terbuka untuk setiap orang.

Redaksi pengumuman berbeda dengan redaksi surat resmi, terutama tidak adanya alamat dalam.

Meskipun redaksi pengumuman resmi itu juga bervariasi, komposisi pengumuman yang lengkap terdiri atas bagian-bagian:

1.      Nama lembaga/instansi

2.      Judul

3.      Nomor

4.      Tubuh pengumuman

5.      Nama jabatan

6.      Tanda tangan

7.      Nama terang

Contoh pengumuman

ORGANISASI PEMUDA SADAR LINGKUNGAN BINA REMAJA

“OPSI BIMA”

RW.01 CUNGKUP

Dalam Rangka menyukseskan acara jalan sehat ,seluruh anggota KATAR OPSI BIMA diharap berkumpul,besok pada :

HariTanggal : Sabtu

Tanggal:28 September 2013

jam : 08.00WIB

Tempat : markas KATAR 

Acara : Jalan sehat

pakaian : olahraga dan bersepatu

Seluruh anggota KATAR OPSI BIMA diharap datang tepat waktu.

Demikian pengumuman yang kami sampaikan , Terima kasih

mengetahui;

sekretaris                                                       ketua

(Aries sofyan)                                               (Sutarwiyanto)

e.       Pleno

-          pengertian tentang rapat pleno

Rapat pleno adalah rapat yang diadakan oleh pengurus yang diikuti oleh seluruh perangkatnya termasuk Dewan pertimbangan dan badan-badan kelengkapan dengan maksud menghasilkan rekomendasi utuk Ketua  untuk membuat sebuah  keputusan.

-          Pengertian siding pleno

Sidang Pleno adalah sidang yang dilakukan oleh majelis hakim konstitusi minimal dihadiri oleh tujuh hakim konstitusi.Persidangan ini dilakukan terbuka untuk umum dengan agenda pemeriksaan persidangan atau pembacaan putusan.Pemeriksaan persidangan meliputi mendengarkan pemohon, keterangan saksi, ahli dan pihak terkait serta memeriksa alat-alat bukti.

BAB II

PENUTUP

2.      Kesimpulan

Memo atau memorandum merupakan pesan singkat yang di gunakan secara intem dalam sebuah kantor atau organisasi untuk keperluan menyampaikan berita yang pendek dan sederhana.

Surat edaran merupakan surat yang di edarkan agar isinya di ketahui banyak orang. Namun, tidak semua surat yang di edarkan adalah surat edaran.

Disposisi adalah pendapat seoerang pejabat mengenai urusan yang termuat dalam surat dinas yang langsung dituliskan paa surat yang bersangkutan atau lembar khusus

Pengumuman merupakan pemberitahuan mengenai sesuatu yang ditunjukan kepada sasaran yang bersifat umum dan terbuka untuk setiap orang.

Rapat pleno adalah rapat yang diadakan oleh pengurus yang diikuti oleh seluruh perangkatnya

Sidang Pleno adalah sidang yang dilakukan oleh majelis hakim konstitusi minimal dihadiri oleh tujuh hakim konstitusi.